E-Rechnung 2027: Was Ihr ERP ab dem 1. Januar können muss – Checkliste für den Mittelstand

Kurz gesagt (Stand: Oktober 2026). Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, für Leistungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Kleinere Unternehmen und EDI-Verfahren haben bis Ende 2027 Zeit, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Maßgeblich ist das Datum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Für Ihr ERP heißt das: strukturierte Rechnungen erzeugen und validieren, XRechnung in beiden Syntaxen (UBL und CII) empfangen und das XML acht Jahre unverändert archivieren.

Dieser Artikel fasst die Rechtslage nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und den FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) zusammen und übersetzt sie in eine technische Checkliste für Ihr ERP. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Fristen auf einen Blick

Drei Details entscheiden, ob Sie 2027 schon betroffen sind (§ 27 Abs. 38 UStG, BMF-FAQ):

• Der Schwellenwert ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, also 2026 für das Jahr 2027. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet; bestimmte steuerfreie Umsätze und die Veräußerung von Anlagevermögen zählen nicht mit (§ 19 UStG). Es ist weder der Gewinn noch der Umsatz des laufenden Jahres.
• Es zählt das Datum der Leistung. Eine Leistung aus Dezember 2026, die im Januar 2027 abgerechnet wird, fällt noch unter die alten Regeln.
• Die Pflicht gilt für Inlandsumsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Eine Verschiebung gibt es nicht. Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Termine bestätigt, die FAQ wurden im März 2026 ohne Änderung aktualisiert. Der Zentralverband des Handwerks hat eine Verlängerung gefordert, ein Gesetzentwurf liegt bis Oktober 2026 nicht vor. Für Organschaften und Neugründungen klären Sie die Berechnung des Schwellenwerts mit Ihrem Steuerberater.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG).

Zwei Regeln aus dem BMF-Schreiben werden oft übersehen:

• Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil. Ein Verweis auf einen Anhang oder einen Link genügt nicht.
• Bei ZUGFeRD führt das XML. Den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil. Weicht das PDF davon ab, kann es als zweite Rechnung gelten (§ 14c UStG).

Ausnahmen

Eine sonstige Rechnung (Papier oder PDF) bleibt dauerhaft zulässig für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV);
• Fahrausweise (§ 34 UStDV);
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV);
• Leistungen an Privatpersonen und viele steuerfreie Leistungen.

Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer. Wer auf die Regelbesteuerung wechselt, muss ab dann E-Rechnungen ausstellen.

Checkliste: Was Ihr ERP können muss

Die Pflicht schreibt keinen Übertragungsweg vor: E-Mail, Portal, API oder ein gemeinsames Laufwerk sind zulässig. Peppol ist im B2B nicht vorgeschrieben, eine Leitweg-ID braucht nur die öffentliche Verwaltung. Die eigentliche Arbeit steckt in den Daten und im Prozess.

Ausgangsrechnungen

1. Das XML entsteht aus den Buchungsdaten, nicht aus dem PDF. Ein nachträglich aus dem PDF ausgelesenes XML übernimmt dessen Fehler.
2. Stammdaten sind vollständig: USt-IdNr. oder Steuernummer, Leistungsdatum oder -zeitraum, Steuersatz und Steuerbefreiungsgrund je Position, Zahlungsbedingungen. Für die Käuferreferenz (BT-10) genügt im B2B ein Platzhalter „-“.
3. Jede Rechnung wird vor dem Versand validiert, zum Beispiel mit dem quelloffenen Validator der KoSIT. Das BMF empfiehlt, das Prüfprotokoll aufzubewahren.
4. Das Format und der Kanal je Kunde sind hinterlegt: XRechnung oder ZUGFeRD, E-Mail-Adresse, Portal oder Peppol-ID.
5. Gutschriften und Korrekturen gehen ebenfalls als E-Rechnung hinaus und verweisen eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung.
6. Anzahlungs- und Teilrechnungen richten sich nach dem Leistungsdatum; das ERP muss es pro Rechnung kennen.

Eingangsrechnungen

7. Ein Eingangskanal für XML ist eingerichtet, zum Beispiel ein eigenes Postfach, aus dem das System die Dateien automatisch abholt.
8. Das System liest beide XRechnung-Syntaxen, UBL und CII, und extrahiert das XML aus ZUGFeRD-PDFs. Nicht jedes Standardsystem kann beides: Microsoft Dynamics 365 Business Central liest XRechnung laut Dokumentation nur in UBL (Microsoft Learn).
9. Eine lesbare Ansicht ist vorhanden. Ein XML ist für die Buchhaltung nicht lesbar; das System muss es darstellen.
10. Die Prüfung geht über den Validator hinaus. Ein grünes Prüfergebnis heißt nur, dass die Datei technisch stimmt. Ob Leistung, Menge und Preis stimmen, prüft weiter die Buchhaltung, idealerweise per Abgleich mit Bestellung und Wareneingang.
11. Eingangsrechnungen werden automatisch zugeordnet und gebucht: Lieferant, Bestellung, Kostenstelle, Freigabe-Workflow.

Archiv

12. Das XML wird unverändert acht Jahre aufbewahrt (§ 14b UStG, § 147 AO). Seit der GoBD-Änderung vom Juli 2025 genügt das XML allein; das PDF eines ZUGFeRD muss nur aufbewahrt werden, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält (BMF, GoBD-Änderung). Eine Umwandlung, etwa in TIFF, darf das XML nicht ersetzen.
13. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den neuen Prozess: Empfang, Prüfung, Buchung, Archiv.

Standardsysteme decken einen Teil davon ab: Business Central ab Version 26.3 erzeugt XRechnung (UBL), ZUGFeRD und Peppol BIS 3; Odoo 18 liest und schreibt XRechnung in UBL und CII sowie Factur-X (Odoo-Dokumentation). Für SAP, DATEV und Lexware prüfen Sie mit dem Anbieter, welche Version und welches Modul Sie brauchen. Lücken entstehen meist an den Rändern: bei Eigenentwicklungen, Branchenlösungen, Schnittstellen zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung und bei Eingangsrechnungen in der „falschen“ Syntax.

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht stimmt

Ab Geltung der Pflicht ist eine sonstige Rechnung (etwa ein PDF) statt einer E-Rechnung nicht ordnungsgemäß, und der Vorsteuerabzug entfällt dem Grunde nach. Laut BMF kann er trotzdem gewährt werden, wenn die übrigen Voraussetzungen nachgewiesen sind; bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung sei das „regelmäßig erfüllt“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Darauf sollte sich niemand planmäßig verlassen.

Das BMF unterscheidet zwei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei ist syntaktisch kaputt. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Verstoß gegen eine Geschäftsregel, zum Beispiel eine fehlende Käuferreferenz: Das ist umsatzsteuerlich unerheblich, solange keine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG betroffen ist.

Wer Rechnungen nicht ausstellt oder nicht aufbewahrt, riskiert zudem ein Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a UStG). Korrigiert wird mit einer neuen E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche verweist.

Wie weit ist der Mittelstand?

• Ende 2024 konnten nach einer Bitkom-Umfrage 45 % der Unternehmen E-Rechnungen empfangen.
• Im Juli 2026 gaben bei einer (nicht repräsentativen) Abfrage von RSM Ebner Stolz unter rund 870 Teilnehmern nur 10 % an, eine vollständig funktionierende Lösung zu haben.
• DATEV zählte im ersten Halbjahr 2026 51 Millionen E-Rechnungen, nach 64 Millionen im gesamten Jahr 2025 – nach eigener Einschätzung noch ein kleiner Teil aller Rechnungen (CIO).

Bis zum 1. Januar 2027 bleiben gut zehn Wochen. Ein Projekt, das Ausgangsrechnungen, Eingang und Archiv anfasst, ist in dieser Zeit machbar, wenn es jetzt beginnt.

Ausblick: ViDA ab 2030

Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA), in Kraft seit April 2025, werden ab dem 1. Juli 2030 E-Rechnungen und eine digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU Pflicht; nationale Systeme müssen bis 2035 angeglichen sein (EU-Kommission). Deutschland plant ein Meldesystem „zu einem späteren Zeitpunkt“, ein Datum gibt es noch nicht. Wer jetzt sauber auf EN 16931 umstellt, baut auf dieser Grundlage auf.

Häufige Irrtümer

1. „Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“ Nein, es ist eine sonstige Rechnung.
2. „Ab 2027 müssen alle E-Rechnungen ausstellen.“ Nur bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 €; EDI hat bis Ende 2027 Zeit.
3. „Der Schwellenwert bezieht sich auf 2027.“ Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres.
4. „Ohne Peppol oder Leitweg-ID geht es nicht.“ Beides ist im B2B nicht vorgeschrieben.
5. „Jedes ZUGFeRD reicht.“ MINIMUM, BASIC-WL und Versionen vor 2.0.1 zählen nicht.
6. „Grüner Validator heißt richtige Rechnung.“ Er prüft die Technik, nicht den Inhalt.
7. „Bei ZUGFeRD gilt das PDF.“ Es gilt das XML.
8. „PDF und XML zehn Jahre archivieren.“ Das XML allein genügt, die Frist beträgt acht Jahre.
9. „Kleinunternehmer müssen nichts tun.“ Empfangen müssen auch sie.
10. „Papier braucht die Zustimmung des Empfängers.“ Die Zustimmung braucht nur ein anderes elektronisches Format wie PDF.

Wir helfen bei der Umstellung

SDH entwickelt und integriert ERP-Systeme und Software für Buchhaltung und Finanzen: Schnittstellen zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung und Archiv, Eigenentwicklungen und Branchenlösungen, für die es kein fertiges E-Rechnungs-Modul gibt. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr System alle Punkte der Checkliste erfüllt, sprechen Sie uns an. Wie sich Dokumentenprozesse in der Buchhaltung darüber hinaus automatisieren lassen, lesen Sie in unserem Artikel über KI-Agenten für Dokumenten-Workflows; welche Funktionen ein ERP grundsätzlich braucht, in den sieben wichtigsten ERP-Funktionen.

FAQ

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027?

Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 € im Jahr 2026 E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen. Empfangen müssen alle seit dem 1. Januar 2025.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei (Syntax UBL oder CII), ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die EN 16931 und gelten als E-Rechnung; bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht, und rechtlich maßgeblich ist das XML.

Ist Peppol für B2B-Rechnungen in Deutschland Pflicht?

Nein. Der Übertragungsweg ist frei: E-Mail, Portal, API oder Peppol. Eine Leitweg-ID brauchen nur Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, und zwar das XML in seiner ursprünglichen Form. Das PDF eines ZUGFeRD muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es weitere steuerlich relevante Angaben enthält.

Was passiert, wenn ich 2027 noch PDF-Rechnungen schicke?

Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und Ihr Kunde riskiert den Vorsteuerabzug. Laut BMF kann er ihn bei inhaltlich richtigen Rechnungen meist trotzdem erhalten, doch viele Kunden werden auf E-Rechnungen bestehen.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, 15. Oktober 2025
• Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026
• Bundesministerium der Finanzen, Zweites Schreiben zur Änderung der GoBD, 14. Juli 2025
• § 14b, § 19, § 27 UStG, § 147 AO
• KoSIT, XRechnung: Versionen und Bundles
• FeRD, ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht, August 2026
• Europäische Kommission, VAT in the Digital Age
• Bitkom, Weniger als die Hälfte deutscher Unternehmen empfängt E-Rechnungen, Dezember 2024
• RSM Ebner Stolz, Handlungsbedarf bei der E-Rechnung, Juli 2026
• Microsoft Learn, E-Invoicing in Business Central (Deutschland)

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Über den Autor

Vasyl Kuchma

CEO, Europe Offices & Co-Founder

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CEO und Mitbegründer von Software Development Hub. Innovationsgetriebener Experte mit mehr als 20 Jahren Erfahrung. Ein Geschäftspraktiker mit Erfahrung in der Gründung und dem Start von Startups, ein Innovator und fortschrittlich denkender Spezialist, der hilft, rohe Ideen in profitable Ergebnisse zu verwandeln. Experte für den Aufbau, die Optimierung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen für KMU. Er weiß alles über Startups, Wirtschaft, KI- und Techniktrends, digitale Transformation, Krisenmanagement und Unternehmenssoftwareentwicklung.

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