AI Intake Agent

Menschen schreiben einem Unternehmen so, wie sie sprechen: die Hälfte der Fakten in der ersten Nachricht, das Foto eines Dokuments in der zweiten, eine Sprachnachricht in der dritten – und das eine Detail, das über die Antwort tatsächlich entscheidet, wird gar nicht erwähnt. Dann liest jemand auf Ihrer Seite alles durch und tippt dieselben vier Fragen, die er schon gestern getippt hat.

AI Intake Agent ist ein gehosteter Service der SDH IT GmbH, der einen KI-Assistenten auf die Kanäle bringt, die ein Unternehmen bereits nutzt. Er führt das Gespräch, liest Anhänge, fragt nur nach dem, was noch fehlt, prüft die Antworten anhand von Regeln, die das Unternehmen selbst festlegt, und übergibt den Mitarbeitenden des Unternehmens eine strukturierte Anfrage – vollständig oder mit markierten Lücken und Widersprüchen. Was als Nächstes geschieht, entscheidet ein Mensch im Unternehmen. Der Assistent tut das nie.

Wo er antwortet

Ein Assistent für die Kanäle, die Ihre Kunden tatsächlich nutzen. Jeder Kanal wird vom Unternehmen selbst mit den eigenen Konten verbunden:

• Instagram Direct – das Unternehmen verbindet sein eigenes Instagram-Professional-Konto, das mit seiner eigenen Facebook-Seite verknüpft ist.
• Facebook Messenger – dieselbe Verbindung deckt auch das Postfach der Seite ab.
• Telegram – der eigene Bot des Unternehmens.
• E-Mail – das eigene Postfach des Unternehmens, über dessen eigenen IMAP- und SMTP-Zugang. Antworten erscheinen im selben Verlauf und kommen von der Adresse des Unternehmens, niemals von unserer.
• Ein Chat-Widget auf der Website des Unternehmens – ein einziges Script-Tag oder ein direkter Link, der den Assistenten auf einer eigenen Seite öffnet.

Text, Fotos und Sprachnachrichten werden gleichermaßen verstanden. Das Foto eines Dokuments wird als Dokument gelesen; eine Sprachnachricht wird transkribiert und fließt als eigene Worte des Kunden in das Gespräch ein.

So funktioniert es

1. Das Unternehmen verbindet seinen eigenen Kanal

Ein Manager meldet sich an und verbindet das Konto – bei Instagram und Messenger über das Facebook-Login selbst, wobei er die Seite auswählt, die er verwaltet. Nichts wird im Namen anderer verbunden, und eine Verbindung kann jederzeit widerrufen werden – in unserem Panel oder bei Meta.

2. Der Assistent führt das Gespräch

Er antwortet in der Sprache, in der der Kunde geschrieben hat, fragt nach dem, was noch fehlt, statt Bekanntes zu wiederholen, und beantwortet Fragen auf Grundlage einer Wissensdatenbank, die das Unternehmen bereitstellt. Steht eine Antwort nicht in dieser Wissensdatenbank, sagt er das und eskaliert, statt sich eine auszudenken.

3. Die Anfrage kommt strukturiert an

Jede Information, die der Assistent extrahiert, landet in einem Feld, und jedes Feld behält seine Quelle – den Chat oder das Dokument, aus dem sie gelesen wurde. Der Service verfolgt, was noch fehlt, markiert Werte in einem Dokument, die dem widersprechen, was der Kunde geschrieben hat, und wendet die eigenen Prüfungen des Unternehmens an. Das Ergebnis ist eine nummerierte Anfrage im Posteingang des Unternehmens, deren Status und offene Fragen auf einen Blick sichtbar sind.

4. Ein Mensch kann jederzeit übernehmen

Mitarbeitende können sich in jedes Gespräch einschalten und selbst antworten; der Assistent tritt dann zurück, und der Kunde sieht einen durchgehenden Verlauf. Bei Instagram und Messenger funktioniert das auch umgekehrt: Antwortet jemand über die Meta Business Suite statt über unser Panel, erkennt der Service das und pausiert den Assistenten – so erhält ein Kunde nie zwei Antworten mit zwei verschiedenen Stimmen.

Was der Code entscheidet – nicht das Modell

Ein Sprachmodell ist gut im Gespräch, aber unzuverlässig in der Buchführung – deshalb überlassen wir ihm nicht die Teile, auf die sich ein Unternehmen verlassen muss:

• Felder ändern sich nur über einen Tool-Aufruf. Das Modell schreibt nie direkt in die Datenbank, und jeder Wert trägt seine Herkunft mit sich.
• Die Engine berechnet, was fehlt – anhand des eigenen Schemas der Anfrage. Deshalb kann der Assistent nichts erneut erfragen, was ihm bereits vorliegt.
• Prüfungen sind Regeltabellen mit Tests. Gültigkeit des Reisepasses, Selbstbehalte und Limits, Mindestfinanzmittel – einfache Funktionen mit Unit-Tests, keine Ermessensentscheidung, die das Modell spontan trifft.
• Statusänderungen und Versand sind Sache der Engine – nie des Modells und nie ein Zufall.

Wo er eingesetzt wird

Eine Engine, je Geschäftsbereich konfiguriert. Diese Szenarien sind heute im Einsatz:

• Spedition – Route, Gewicht, Packstücke, Incoterms, abgeglichen mit der Rechnung.
• Privatjet-Charter – Flugabschnitte, Passagiere, Catering, Visabeschränkungen entlang der Route.
• Einwanderungsanfragen – Verfahrensart, Einkommen, Dokumente; eine Fallzusammenfassung für den Anwalt. Nur Erfassung, niemals Beratung.
• Schadenmeldungen an Versicherungen – Umstände und Beträge, mit Selbstbehalten und Limits aus einer Regeltabelle. Niemals eine Entscheidung über Deckung oder Auszahlung.
• Schengen-Visumanträge – Reisepass, Versicherung und Finanzmittel werden mit den Mindestanforderungen abgeglichen, dazu die 90/180-Tage-Regel.
• Anfragen zur medizinischen Bildgebung – an welchem Punkt seines Weges ein Patient gerade steht, welche Unterlagen er hat und welcher Facharzt sich daraus ergibt. Nur Orientierung: keine Diagnose, keine Befundung von Untersuchungen.

Was er nicht ist

Der Service ist ein Werkzeug für Erfassung und Orientierung, und diese Grenze ist fest eingebaut, nicht bloß höflich erbeten. Er bietet keine rechtliche, medizinische, steuerliche oder finanzielle Beratung und keine Beratung zu Versicherungs- oder Einwanderungsfragen. Er stellt keine Diagnosen und interpretiert keine medizinischen Untersuchungen. Er entscheidet nicht über Deckung, Haftung oder Zahlungen und kann niemandem ein Visum oder eine Genehmigung zusagen – diese Entscheidungen liegen bei der zuständigen Behörde. Er ist nicht für Notfälle gedacht: Gespräche werden nicht in Echtzeit überwacht, und im Notfall wählen Sie in der Europäischen Union die 112.

Der Assistent gibt sich im Gespräch mit einer Person als KI-System zu erkennen, wie es Artikel 50 der EU-KI-Verordnung (AI Act) verlangt, und er wird nie so konfiguriert, dass er dies abstreitet oder sich als eine namentlich benannte reale Person ausgibt. Jedes inhaltlich relevante Ergebnis wird von einem Menschen im Unternehmen geprüft und freigegeben. Alle Einzelheiten finden Sie in unseren Nutzungsbedingungen, Abschnitt 3 und Abschnitt 15.

Daten – und wer darüber verfügt

Wenn ein Unternehmen einen Kanal verbindet, erhalten wir genau das, was zum Antworten auf diesem Kanal nötig ist, und nicht mehr. Von Meta sind das der Name und die Kennung der verbundenen Seite und des Instagram-Kontos, ein Token, um für diese Seite zu handeln, und – wenn ein Kunde schreibt – die Nachricht selbst, angehängte Fotos oder Sprachnachrichten sowie die Kennung, die Meta für dieses Gespräch vergibt. Name und Profil der schreibenden Person fordern wir weder an, noch speichern wir sie.

Die Daten jedes Unternehmens werden getrennt gespeichert und ausschließlich genutzt, um den Service für das Unternehmen zu betreiben, über dessen Kanal sie eingegangen sind. Sie werden nie mit den Daten eines anderen Unternehmens zusammengeführt, nie verkauft und nie zu Werbezwecken weitergegeben. Datenschutzrechtlich ist das Unternehmen der Verantwortliche und SDH sein Auftragsverarbeiter; wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, ist in unserer Datenschutzerklärung beschrieben, die vertraglichen Bedingungen in unseren Nutzungsbedingungen.

Wer ihn anbietet

AI Intake Agent wird von der SDH IT GmbH, Anckelmannplatz 1, EG, Aufgang C, 20537 Hamburg, Deutschland, entwickelt und betrieben.

Handelsregister: Amtsgericht Hamburg, HRB 140320

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE306650237

Telefon: +49(0)4023608920 · E-Mail: info@sdh-it.com

SDH entwickelt seit 2014 Software – von Standorten in Hamburg, Charkiw und Ottawa aus. Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie in unserem Impressum.

Meta Platforms Ireland Limited und Telegram sind unabhängige Dritte. Sie stehen in keiner Verbindung zu diesem Service, und dieser wird von ihnen weder gesponsert noch unterstützt.

Sprechen Sie uns an

Wenn Sie ihn auf Ihrem eigenen Kanal antworten sehen möchten, schreiben Sie an info@sdh-it.com oder rufen Sie uns an unter +49(0)4023608920. Sagen Sie uns, welchen Kanal Ihre Kunden nutzen und was Ihr Team aus einer Anfrage wissen muss – dann zeigen wir Ihnen genau diesen Fall statt eines allgemeinen Beispiels.