Was ist eine Lückenanalyse?

In der sich ständig verändernden Geschäftswelt kann es schwierig sein, über die neuesten Trends und die besten Praktiken der Branche auf dem Laufenden zu bleiben. Die Lückenanalyse ist eine wichtige Technik, die Unternehmen hilft, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Lückenanalyse ist ein wirksames Instrument, das Unternehmen dabei hilft, die Diskrepanzen zwischen ihrer derzeitigen Leistung und den angestrebten Zielen zu ermitteln. Durch eine gründliche Gap-Analyse können Unternehmen aufschlussreiche Erkenntnisse über ihre Tätigkeit gewinnen, kluge Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen, um Lücken zu schließen, die ihre Leistung beeinträchtigen könnten. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Gap-Analyse und erfahren, was sie ist, wie sie funktioniert und warum sie für jedes Unternehmen, das im heutigen Wettbewerbsumfeld erfolgreich sein will, von entscheidender Bedeutung ist.

Die Gap-Analyse ist ein methodisches Verfahren zur Ermittlung und Untersuchung der Diskrepanzen zwischen dem angestrebten Zustand und dem aktuellen Zustand einer Organisation oder eines Prozesses. Laut BABOK "identifiziert eine Gap-Analyse den Unterschied zwischen den Fähigkeiten des aktuellen Zustands und des zukünftigen Zustands". 
Um die bestehenden Lücken oder Unterschiede zu ermitteln, werden also die bestehenden Leistungsniveaus mit den erwarteten oder geplanten Leistungsniveaus verglichen.

Mehrere Branchen, darunter die Wirtschaft, das Gesundheitswesen und das Bildungswesen, nutzen die Gap-Analyse, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und Aktionspläne zu erstellen, mit denen die Lücken zwischen der aktuellen Situation und dem Idealzustand geschlossen werden können. Sie wird durchgeführt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Stärken und entwicklungsbedürftigen Bereiche zu ermitteln. Organisationen können Pläne erstellen, um die Lücken zu schließen und ihre Gesamtleistung zu verbessern, indem sie die Ungereimtheiten oder Lücken erkennen.
Situationen wie diese sind Beispiele dafür, dass eine Lückenanalyse von Vorteil ist:

• Die Lückenanalyse kann eingesetzt werden, um Ineffizienzen und Bereiche zu ermitteln, in denen die Unternehmensabläufe, z. B. das Lieferkettenmanagement oder der Kundendienst, verbessert werden könnten. 
• Die Lückenanalyse kann verwendet werden, um Bereiche zu finden, in denen die Patientensicherheit und die Qualität der Gesundheitsversorgung verbessert werden müssen, z. B. bei Verschreibungsfehlern oder im Krankenhaus erworbenen Infektionen. 
• Die Lückenanalyse ist ein Instrument, mit dem die Wirksamkeit von Bildungsinitiativen bewertet und Bereiche ermittelt werden können, in denen die Leistungen der Schüler hinter den Erwartungen zurückbleiben. 
• Die Lückenanalyse kann eingesetzt werden, um Schwachstellen im Bereich der ökologischen Nachhaltigkeit aufzudecken, z. B. in Bezug auf den Energieverbrauch oder das Abfallmanagement.

Kategorien der Gap-Analyse

Je nach Untersuchungsgegenstand und Ziel der Studie gibt es verschiedene Kategorien von Lückenanalysen.

Kategorien der Lückenanalyse

Analyse der Leistungslücke. Diese Art der Lückenanalyse dient dazu, die Diskrepanz zwischen dem angestrebten und dem tatsächlichen Leistungsniveau in einem Unternehmen oder einer Organisation zu ermitteln. Das Auffinden von Problembereichen und Entwicklungsmöglichkeiten ist von Vorteil. Es gibt solche Unterarten der Leistungslückenanalyse:

• Analyse der Leistungslücke zur Verbesserung. Diese Art von Analyse dient dazu, Bereiche zu ermitteln, in denen die bestehende Leistung eines Unternehmens oder einer Organisation verbessert werden könnte. Sie hilft dabei, Leistungslücken zwischen der aktuellen Leistung und den besten Praktiken aufzuzeigen und bietet Empfehlungen zur Verbesserung von Effektivität, Effizienz und Qualität.
• Analyse der expandierenden Leistungslücke. Diese Art der Leistungslückenanalyse wird eingesetzt, um die Unterschiede zwischen der derzeitigen Marktposition eines Unternehmens und seiner idealen Position aufzuzeigen. Sie hilft bei der Ermittlung potenzieller Wachstums- und Marktexpansionsmöglichkeiten und gibt Empfehlungen für Strategien zur Steigerung von Umsatz und Marktanteil.
• Analyse der Leistungslücke bei der Diversifizierung. Diese Art der Leistungslückenanalyse dient dazu, die Unterschiede zwischen dem bestehenden Produkt- oder Dienstleistungsangebot eines Unternehmens und dem, was es seinen Kunden letztendlich bieten möchte, zu ermitteln. Um den Anforderungen und Präferenzen der Kunden besser gerecht zu werden, bietet sie Möglichkeiten zur Erweiterung der Produkt- oder Dienstleistungspalette und hilft bei der Ermittlung von Diversifizierungsmöglichkeiten.

Analyse der Produkt-/Marktlücke. Bei dieser Art von Lückenanalyse wird das derzeitige Produktangebot eines Unternehmens mit den Anforderungen und Präferenzen seines Zielmarktes verglichen. Mit Hilfe dieser Analyse kann das Unternehmen die Bereiche ermitteln, in denen sein Produktangebot den Anforderungen des Zielmarktes nicht gerecht wird, und Pläne erstellen, um diese Lücken zu schließen. Es gibt solche Unterarten der Produkt-/Marktlückenanalyse:

• Produktlinienlücke. Die Lücke zwischen der Produktlinie eines Unternehmens und den Anforderungen und Vorlieben des Zielmarktes ist das Hauptaugenmerk dieser Art von Lückenanalyse. Unternehmen können dann neue Produkte entwickeln oder Änderungen an bestehenden Produkten vornehmen, um Lücken in ihrem Produktangebot zu schließen, die für ihre Kunden von Bedeutung sein könnten.
• Vertriebslücke. Bei dieser Art der Lückenanalyse wird die Diskrepanz zwischen den Vertriebsmethoden eines Unternehmens und den Präferenzen des Zielmarktes ermittelt. Sie hilft Unternehmen bei der Feststellung, ob sie ihre Vertriebsnetze erweitern oder verändern müssen, um ihre Kunden besser zu erreichen.
• Verwendungslücke. Diese Art der Gap-Analyse untersucht die Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie die Verbraucher ein Produkt derzeit nutzen, und der Art und Weise, wie sie es effizienter nutzen könnten. Sie hilft den Unternehmen bei der Bestimmung, wie ihr Produkt verbessert oder verändert werden kann, um den Anforderungen ihrer Kunden besser gerecht zu werden.
• Wettbewerbslücke. Bei dieser Art von Gap-Analyse werden die Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens mit denen seiner Konkurrenten verglichen. Sie hilft den Unternehmen bei der Ermittlung potenzieller Bereiche, in denen ihre Produkte hinter denen der Konkurrenz zurückbleiben, und bei der Erstellung von Plänen, um diese Lücken zu schließen und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu erhalten.

Analyse der Gewinnlücke. Diese besondere Art der Gap-Analyse befasst sich mit der Diskrepanz zwischen den bestehenden Gewinnen eines Unternehmens und seinen angestrebten Gewinnen. Bei der Analyse der Gewinnlücke geht es darum, die Ursachen für die Diskrepanz zwischen den vorhandenen und den angestrebten Gewinnen zu ermitteln und Lösungen für ihre Überwindung zu finden. Geringe Absatzmengen, hohe Herstellungskosten, Probleme bei der Preisgestaltung, schlechte Marketingtaktiken und ineffiziente Betriebsabläufe sind nur einige der Faktoren, die eine Gewinnlücke verursachen können. Ein Unternehmen kann gezielte Pläne erstellen, um die Probleme anzugehen, indem es die genauen Ursachen des Gewinngefälles ermittelt.

Analyse der Personallücke. Bei dieser Art von Lückenanalyse wird die Diskrepanz zwischen dem derzeitigen Personalbestand eines Unternehmens und seinem voraussichtlichen künftigen Personalbedarf untersucht. Um Lösungen für die Behebung von Lücken oder Mängeln in der gegenwärtigen Belegschaft zu finden, wird versucht, diese Lücken zu ermitteln.  Eine Personallücke kann aus einer Vielzahl von Quellen resultieren, einschließlich Änderungen in den Unternehmensanforderungen, Änderungen in der Technologie, Änderungen in der Demografie, Änderungen in den Branchengesetzen und Änderungen im allgemeinen Zustand der Wirtschaft. Unternehmen können gezielte Pläne zur Behebung von Lücken oder Defiziten in der Belegschaft erstellen, indem sie diese Merkmale ermitteln und ihren Einfluss auf die derzeitige Belegschaft bewerten.

Dies sind nur einige Beispiele für die zahlreichen Ansätze der Lückenanalyse. Der zu untersuchende Bereich und das Ziel der Analyse bestimmen die genaue Art der Gap-Analyse, die durchgeführt wird.

Schritte zur Durchführung einer Lückenanalyse

Im Folgenden werden die üblichen Schritte bei der Durchführung einer Lückenanalyse beschrieben.

Schritte der Lückenanalyse

1. Definieren Sie den Umfang und die Ziele. Legen Sie das Ziel und die Parameter der Gap-Analyse fest. Was ist das Ziel der Analyse? Welches System, welche Organisation oder welcher Prozess soll untersucht werden? Was sind die beabsichtigten Ergebnisse oder Ziele? 
2. Identifizieren Sie den aktuellen Zustand. Sammeln und bewerten Sie Informationen über den aktuellen Zustand des Prozesses, des Systems oder der Organisation. Die Befragung von Betroffenen und die Analyse von Unterlagen sind einige mögliche Schritte in diesem Prozess.
3. Ermitteln Sie den gewünschten Zustand. Beschreiben Sie den idealen oder wünschenswerten Zustand des Prozesses, Systems oder der Organisation. Dieser sollte auf Industriestandards oder Benchmarks sowie auf den Zielen der Analyse beruhen.
4. Identifizieren Sie die Lücken. Führen Sie einen Vergleich zwischen dem Ist-Zustand und dem Idealzustand durch und suchen Sie nach Diskrepanzen. Dies kann bedeuten, dass die in Schritt 2 gesammelten Informationen ausgewertet und mit den in Schritt 3 festgelegten Standards verglichen werden.
5. Analysieren Sie die Lücken. Analysieren Sie die Diskrepanzen zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand, um die zugrunde liegenden Ursachen zu ermitteln. Dies kann bedeuten, herauszufinden, welche Prozesse ineffizient sind, welche Ressourcen knapp sind oder welche anderen Elemente für die Lücken verantwortlich sind.
6. Entwickeln Sie einen Aktionsplan. Erstellen Sie eine Strategie zur Behebung der Lücken und zur Verbesserung der Organisation, des Systems oder des Prozesses. Zu diesem Prozess gehören auch die Festlegung von Prioritäten, die Festlegung von Fristen und die Bestimmung der für die Durchführung des Plans erforderlichen Ressourcen.
7. Überwachen und bewerten Sie die Fortschritte. Setzen Sie den Aktionsplan in die Tat um und verfolgen Sie die Ergebnisse im Laufe der Zeit. Um die beabsichtigten Ergebnisse zu erzielen, bewerten Sie den Erfolg des Plans und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor.

Werkzeuge und Techniken für die Lückenanalyse

Im Folgenden werden einige gängige Instrumente und Techniken für die Lückenanalyse vorgestellt:

1. SWOT-Analyse. Sie steht für Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren. Es ist eine Methode, um herauszufinden, welche internen und externen Elemente sich auf die Leistung einer Organisation auswirken. Eine Organisation kann durch die Analyse ihrer Stärken und Schwächen beurteilen, wo sie erfolgreich ist und wo sie sich verbessern muss. Ein Unternehmen kann sein externes Umfeld bewerten und mögliche Entwicklungs- oder Gefahrenbereiche ermitteln, indem es Chancen und Gefahren identifiziert.
2. Benchmarking. Beim Benchmarking werden die Leistungskennzahlen eines Unternehmens mit Branchennormen oder Best Practices verglichen. Durch Benchmarking kann ein Unternehmen feststellen, wo es hinter seinen Konkurrenten zurückbleibt, und Pläne erstellen, um diesen Rückstand aufzuholen.
3. Prozessmapping. Eine visuelle Darstellung der Inputs, Outputs und wichtigen Phasen eines Prozesses wird als Prozessmapping bezeichnet. Ein Unternehmen kann durch die Darstellung seiner Abläufe die Stellen mit Engpässen, Überschneidungen oder Ineffizienzen ausfindig machen. 
4. Lückenanalyse-Matrix. Es handelt sich um ein Instrument, mit dem sich Unterschiede zwischen dem Idealzustand einer Organisation und dem Ist-Zustand feststellen lassen. Die Matrix vergleicht den Ist-Zustand jedes Prozesses, jeder Funktion oder Abteilung mit dem Idealzustand und zeigt alle Lücken auf, die geschlossen werden sollten. 
5. Fishbone-Diagramm. Ein Ishikawa-Diagramm, allgemein als Fischgrät-Diagramm bezeichnet, ist eine Methode zur Ermittlung der Hauptursache eines Problems oder einer Lücke. Es hilft bei der Ermittlung der Hauptursache, indem es die möglichen Ursachen grafisch darstellt.
6. Erhebungen und Befragungen. Umfragen und Interviews können eingesetzt werden, um die Meinung von Interessengruppen, Kunden oder Mitarbeitern über die Leistung einer Organisation einzuholen. Durch das Einholen von Feedback kann eine Organisation feststellen, in welchen Bereichen sie effektiv arbeitet und in welchen sie sich verbessern muss. 
7. Ursachenanalyse. Es handelt sich um ein Verfahren, mit dem die Hauptgründe für Probleme oder Leistungslücken in einer Organisation ermittelt werden können. Eine Organisation kann Strategien entwickeln, um das zugrundeliegende Problem zu lösen und ähnliche Probleme in Zukunft zu verhindern, indem sie die Grundursache eines Problems ermittelt.

Mithilfe dieser Instrumente und Techniken können Organisationen effizient Lücken ermitteln und Maßnahmen zur Erreichung des Zielzustands nach Prioritäten ordnen.

Fall: Verwaltungssystem für das Gesundheitswesen

Problemstellung. Das bestehende Gesundheitsmanagementsystem wird den Anforderungen des medizinischen Personals nicht gerecht, was sich negativ auf die Qualität und Effizienz der Patientenversorgung auswirkt.

Der Fall der Lückenanalyse wird anhand des Fishbone-Diagramms dargestellt.
Die Kategorien des Fishbone-Diagramms sind die folgenden:

1. Menschen: Personal im Gesundheitswesen.
2. Verfahren: Verfahren des Gesundheitswesens.
3. Technologie: Verwaltungssystem für das Gesundheitswesen.
4. Umgebung: Einrichtungen und Ressourcen des Gesundheitswesens.

Es wurde eine Lückenanalyse durchgeführt und Folgendes festgestellt. 
1. Menschen. 
a) Das Gesundheitspersonal ist nicht ausreichend für das Gesundheitsmanagementsystem geschult. 
b) Unzureichende Personalausstattung in mehreren Abteilungen, was zu mehr Arbeit für die derzeitigen Mitarbeiter führt.
2. Prozess.
a) Das Gesundheitsmanagementsystem wird in den Abteilungen nicht einheitlich genutzt.
b) Ineffiziente Arbeitsabläufe führen zu Verzögerungen bei der Patientenversorgung.
3. Technologie.
a) Die Bedürfnisse des Gesundheitspersonals werden durch ein veraltetes Gesundheitsmanagementsystem nicht erfüllt. 
b) Das System zur Verwaltung des Gesundheitswesens verfügt nicht über genügend technische Unterstützung.
4. Das Umfeld.
a) Die verfügbaren Ressourcen zur Unterstützung des Gesundheitsmanagementsystems sind unzureichend. 
b) Fehlende physische Optimierung zur Erleichterung der effektiven Nutzung eines Managementsystems für das Gesundheitswesen.

Fishbone-Diagramm für ein Gesundheitsmanagementsystem

Nach der Analyse wurden die folgenden Lösungen vorgeschlagen. 
1. Menschen. 
a) Das gesamte Gesundheitspersonal sollte eine gründliche Einweisung in das Gesundheitsmanagementsystem erhalten. 
b) Die Anzahl der Mitarbeiter in Bereichen mit hohem Arbeitsaufkommen sollte erhöht werden.
2. Verfahren.
a) Sicherstellen, dass das Gesundheitsmanagementsystem von allen Abteilungen einheitlich genutzt wird. 
b) Verbessern Sie die Patientenversorgung und verringern Sie Verzögerungen durch die Einführung optimierter Arbeitsabläufe.
3. Technologie.
a) Verbessern Sie das Gesundheitsmanagementsystem, um den Anforderungen des Gesundheitspersonals besser gerecht zu werden. 
b) Bieten Sie spezielle technische Unterstützung für das Gesundheitsmanagementsystem an.
4. Umfeld.
a) Die zur Unterstützung des Gesundheitsmanagementsystems verfügbaren Ressourcen sollten aufgestockt werden. 
b) Die physischen Einrichtungen sollten verbessert werden, um die effektive Nutzung des Gesundheitsmanagementsystems zu erleichtern.

Herausforderungen und Beschränkungen der Lückenanalyse

Obwohl die Gap-Analyse ein nützliches Instrument für Unternehmen ist, gibt es bestimmte Schwierigkeiten und Einschränkungen, wie z. B.:

• Subjektivität. Lückenanalysen sind häufig subjektiv und hängen von den Vorurteilen und Vorstellungen des Analytikers ab. Infolgedessen kann die Wirksamkeit der Analysen durch falsche Einschätzungen sowohl des geplanten zukünftigen Zustands als auch des bestehenden Zustands beeinträchtigt werden. 
• Enger Umfang. Bei der Lückenanalyse werden möglicherweise nur die Bereiche berücksichtigt, die von Interesse sind, und andere allgemeine Probleme, die einen Einfluss auf den Erfolg der Organisation haben könnten, werden ignoriert. Dies kann zu einer eingeschränkten Sichtweise des Unternehmens auf das Gesamtproblem führen. 
• Datenmangel. Die Lückenanalyse ist in hohem Maße von Daten und Informationen abhängig, von denen es möglicherweise nur wenige oder gar keine gibt. Dies kann es schwierig machen, die Situation objektiv zu bewerten und eine Strategie zur Schließung der Lücken zu entwickeln. 
• Zeitaufwendig. Eine ressourcenintensive und zeitaufwändige Lückenanalyse ist möglich. Sie erfordert eine umfangreiche Datensammlung, Analyse und Planung, was für Unternehmen mit geringen finanziellen Mitteln schwierig sein kann. 
• Widerstände gegen Veränderungen. Interessengruppen, die Veränderungen abgeneigt sind oder mit den festgestellten Lücken oder den vorgeschlagenen Maßnahmen zu deren Schließung nicht einverstanden sind, können sich der Lückenanalyse widersetzen. Die zur Schließung der Lücken erforderlichen Verbesserungen lassen sich daher möglicherweise nur schwer in die Praxis umsetzen. 
• Fehlende Verantwortung. Da die Lückenanalyse keinen klaren Rahmen für die Rechenschaftspflicht bietet, kann es schwierig sein, zu gewährleisten, dass die Lücken geschlossen werden und der erwartete zukünftige Zustand erreicht wird.

Die Gap-Analyse kann jedoch insgesamt ein hilfreiches Instrument für Unternehmen sein, aber es ist wichtig, ihre Grenzen zu erkennen und sie in Verbindung mit anderen strategischen Planungsinstrumenten und -techniken einzusetzen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ein vollständiges Bild seiner Position hat.

Software Development Hub ist ein Team von Gleichgesinnten mit umfassender Erfahrung in den Bereichen Softwareentwicklung, Web- und Mobile-Engineering sowie kundenspezifische Softwareentwicklung für Unternehmen. Wir schaffen sinnvolle Produkte, die sich an den Geschäftszielen des Kunden orientieren. Hauptbereiche der Entwicklung: digitale Gesundheit, Buchhaltung, Bildung.

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