Was "Scope Creep" ist und wie man ihm entkommt

Jedes Projektleitungsteam würde gerne einer so schrecklichen Situation wie dem "Scope Creep" entgehen... aber niemand ist davor sicher. Wie auch immer, lassen Sie uns die Bedeutung, die Gründe und die Vorsichtsmaßnahmen diskutieren.

Was versteht man unter "schleichender Ausweitung des Projektumfangs"?

Jedes Projektleitungsteam würde gerne einer so schrecklichen Situation wie dem "Scope Creep" entgehen... aber niemand ist davor sicher. Wie auch immer, lassen Sie uns die Bedeutung, die Gründe und die Vorbeugungsmaßnahmen diskutieren.

Natürlich kennen wir die Fälle, in denen einige zusätzliche Anforderungen der Stakeholder nicht zu einem wirklich bedeutenden Wachstum des Projekts führen. Aber die Ausweitung des Projektumfangs ist dann kritisch, wenn sich die Projektentwicklung durch eine unkontrollierte Ausweitung der Zeit und des Arbeitsumfangs bei der Implementierung von Funktionen, Anforderungen und auch nur bei der Bereitstellung einer zeitlosen Forschungsphase des Projekts verändert. Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs kann sich auf die verspätete Freigabe der Projektentwicklung, ein nicht vereinbartes Budget und sogar einen Mangel an Qualität der Ergebnisse auswirken.

Die Liste der Gründe für die Ausweitung des Projektumfangs kann in externe und interne Gründe unterteilt werden, die das Teammanagement als eine der verantwortlichen Handlungsrollen der Projektentwicklung betreffen.

Interne Gründe

Diese Gründe können auf folgende Ursachen zurückgeführt werden, die von der Projektleitung und dem Projektteam abhängen.

Falsche Schätzung des Projekts. Einer der häufigsten Gründe nicht nur für Startup-Projekte, sondern auch für bereits veröffentlichte Produkte. Die Schätzung des Projektrückstands ist der Beginn der Zeit- und Budgetkalkulation des Projekts (seine Phasen, der Forschungsbedarf, die epischen Aufgaben und seine Entwicklung). Mangelnde Erfahrung im Fachgebiet, die Nichtbeteiligung von Fachleuten oder einfach mangelnde Kommunikation zwischen den verantwortlichen Teammitgliedern führen zu einer unqualifizierten Schätzung, die falsche Grundparameter für die Entwicklung verursachen kann.

Unklare Projektaufgaben. Eine Reihe von Zielen ist nicht durch endgültige Ergebnisse geklärt und nicht zu Terminen geordnet. Geschäftsziele werden nur durch umfangreiche Dokumente ohne Spezifikationen beschrieben - BRS, SRS, FRS.

Unrealistische Projektaufgaben. Die erwarteten Ergebnisse können mit den derzeitigen Ressourcen übertrieben sein. Es ist notwendig, die aktuelle Anzahl der Teams, ihren Qualifikationsgrad und die Zeitplanung mit den voraussichtlichen Ergebnissen im Abrechnungszeitraum zu vergleichen.

Kommunikationsprobleme im Team. Manchmal können solche Probleme dadurch verursacht werden, dass die Teammitglieder über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Der "Frage-Antwort"-Prozess kann über 6-8 Stunden dauern, was die Projektentwicklung verzögern kann. In seltenen Fällen (hoffentlich 🙂 ) kann es auch zu Problemen mit Soft Skills und kulturellen Missverständnissen in der Teamkommunikation kommen. 

Fehlgeschlagener aktueller Kontrollprozess. Der Zeitplan der Backlog-Aufgaben, ihre Priorisierung und Entwicklung sollte in jeder Phase des SDLC kontrolliert werden. Um eine Überschreitung der Zeitvorgaben und deren Folgen zu vermeiden, ist es notwendig, die konkreten Aufgaben des Projekts zu kontrollieren und zu verwalten.

Externe Gründe

Diese Art von Gründen kann durch Interessengruppen, Kunden und Markteinflüsse verursacht werden.

Unvereinbarte Projektaufgaben. Stakeholder sind am Projektfortschritt interessiert. Einige Ideen können erst nach Bestätigung der Dokumentation, des Entwicklungszeitplans und der endgültigen Ergebnisse berücksichtigt werden. Jede zusätzliche Funktion benötigt Zeit für die Schätzung, die Beschreibung der BA-Spezifikation, die Softwareentwicklung und die QA-Tests. Jede dieser Phasen "verbraucht" Zeit von Aufgaben, die geplant waren, und kann zu Überstunden führen.

Kommunikationsprobleme mit den Interessengruppen. Eine Vielzahl von Interessengruppen kann zu Missverständnissen hinsichtlich der Verantwortungsebene und der endgültigen Entscheidungsfindung führen. Dies kann zu einer ständigen Änderung der Anforderungen führen und das Projekt verzögern. 

Unkontrollierte Verbraucheranfragen/Kundenfeedback. Natürlich helfen Kundenunterstützung und -feedback dabei, notwendige Informationen zur Verbesserung des Projekts zu sammeln und die Kundenbindung zu erhöhen. Andererseits geht die unkontrollierte Befolgung von Kundenwünschen zu Lasten der aktuellen Ziele, der Zeit oder der Qualität der Projektentwicklung.

Verhinderung der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs

Bei der Analyse der Liste der Faktoren, die sich auf die schleichende Ausweitung des Projektumfangs auswirken können, sollten wir auch Instrumente zugeben, um ihr zu entgehen.

• Klare Dokumentation. Alle Geschäftsziele und ihre Erreichung durch die Entwicklung und Implementierung von Softwareprojekten sollten spezifiziert und von der Teamleitung und den Entscheidungsträgern bestätigt werden. Jede neue Anforderung an ein Feature einer epischen Aufgabe sollte diskutiert, bestätigt und mit zusätzlichem Zeitaufwand (neue Bedingungen) und Budget dokumentiert werden.
• RACI-Matrix. Die Anzahl der Stakeholder, die Teamleitung und andere Akteure sollten mit ihren Rollen und dem Grad ihrer Auswirkungen aufgenommen werden. Die RACI-Matrix hilft bei der Organisation 
• Das Maß an Verantwortung und Beteiligung aller Akteure des Projekts.
• Der Aufgabenrückstand wird geplant. Jede neue Anforderung für ein Feature einer epischen Aufgabe sollte diskutiert, bestätigt und mit zusätzlichem Zeitaufwand (neue Begriffe) und Budget dokumentiert werden. Das Projekt-Gantt-Diagramm hilft bei der Kontrolle der Entwicklungszeiten 
• Die Kontrolle des Managementprozesses ist ein wichtiger Bestandteil der Projektentwicklung. Instrumente wie Jira, Asana usw. helfen bei der Erfassung und Verwaltung von Anforderungen durch das Team während des gesamten Projekts.
• Bereitschaft zur Veränderung. Alle aufgeführten Instrumente sind keine Garantie dafür, dass die Probleme mit dem schleichenden Umfang nicht auftreten. Das Teammanagement sollte bereit sein, sich auf unvorhersehbare Probleme einzustellen und Entscheidungen zu treffen, indem es die Priorisierung von Aufgaben und deren Bedingungen ändert und andere Managementinstrumente einsetzt.

Übrigens, gibt es gute Gründe für eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs? Das stimmt, er ist nicht immer der Feind des Projekts. Aber wenn Scope Creep relativ zu den Markt- und Kundenerwartungen akzeptabel ist, sollten diese neuen Informationen und Anforderungen auch bestätigt, dokumentiert und kontrolliert werden. Ein solcher positiver "Scope Creep" kann erfolgreiche laufende Projekte auf eine neue Ebene mit neuen Zielen und Vorteilen führen. 

Jedes Managementteam des Projekts möchte einer solch schrecklichen Situation wie #scope creep entgehen... aber niemand ist davor sicher. Aber hat es auch seine guten Seiten? Lassen Sie uns also über seine Bedeutung, Gründe und Vorsichtsmaßnahmen sprechen.

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